Colégio Albert Sabin elimina papel na rematrícula: economia e eficiência

Recentemente, a WAE Tecnologia realizou a migração do processo de rematrícula impressa para digital no Colégio Albert Sabin de São Paulo – SP, eliminando a utilização de papel em todo o processo. Fernando Augusto Mello, diretor do Albert Sabin, compartilhou conosco sua experiência. Continue a leitura para saber como foi.

Como ocorre a substituição dos documentos impressos para os digitais

Para efetivação da rematrícula, os responsáveis devem preencher vários documentos como:

• Requerimento de Matrícula (Documento exigido pela Diretoria de Ensino);
• Contrato de Prestações de Serviços Educacionais (Contrato de Adesão de prestação de serviços); e
• Ficha de dados cadastrais (Documento importante para o dia a dia da instituição).

Todos os documentos foram disponibilizados no portal do WAE e os responsáveis pelos alunos, preencheram eletronicamente com a utilização de login, senha e token eletrônico.

Como foi a migração do processo impresso para o digital

Houve um grande trabalho das equipes do Albert Sabin e WAE no desenvolvimento do workflow, documentos digitais, gerenciamento das matrículas, e outros.

Em relação aos pais de alunos, esperávamos maiores dificuldades em relação a mudança para o digital. Pensando em facilitar isso, montamos um help desk, com a possibilidade de executar a matrícula nos computadores da escola, com o auxílio da Secretaria. Mas para nossa surpresa, quase não tivemos solicitação para utilização desses equipamentos.

Parte da facilidade no processo se deve a comunicação que fizemos para os pais, a começar pelo e-mail, onde informamos o passo a passo da rematrícula. Também abrimos um canal de atendimento via telefone na Secretaria, para possíveis dúvidas.

Benefícios percebidos com a rematrícula online

• Praticidade: Os pais agradeceram o conforto, evitando o envio dos documentos pelos alunos, ou até a presença na Secretaria;
• Mais organização com menos esforço: A força tarefa para organização e arquivamento, feita pelas escolas, reduziu drasticamente;
• Mais espaço físico nas escolas: Reduzimos a utilização de espaço físico para arquivamento dos documentos, que hoje é um problema de todas as escolas; e
• Economia: No nosso caso, a impressão é Outsourcing, ou seja, pagamos por cada impressão feita. Com a mudança para a rematrícula digital, economizamos em papel e impressão.

A WAE é especialista em softwares para gestão educacional e atua há mais de 20 anos no mercado, com soluções líderes. Entre em contato.